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Este es un post invitado de Samantha Novick.

COVID-19 está impactando a las empresas grandes y pequeñas de varias maneras. Todos están aprendiendo a reaccionar y adaptarse para sobrevivir. Servicios de compras presenciales , “Comprar en línea, Recoger en la acera”, vender en línea , entrega el mismo día, salas de exhibición virtuales , lo que sea, las empresas probablemente lo están probando.

Independientemente de sus circunstancias, hay una cosa que todo el mundo está mirando de cerca en este momento: sus finanzas. De hecho, según la encuesta de Faire a 20,000 minoristas independientes , el 70% informa “no tener suficiente efectivo disponible para manejar este tipo de crisis”.

Ya sea que se haya alejado completamente o que su negocio minorista esté temporalmente cerrado , no hay mejor momento para ordenar sus finanzas. Con solo unos pocos pasos simples, puede pulir sus libros y comenzar a trabajar cuando vuelva a “los negocios como siempre”.

A continuación lo guiaremos a través de varias prácticas recomendadas de contabilidad para que sus finanzas estén en la mejor forma durante el tiempo de inactividad de COVID-19.

Cómo poner sus finanzas en orden durante COVID-19

El capital de trabajo nunca ha sido más crítico. Algunos recurren a préstamos de emergencia para pequeñas empresas para mantenerse a flote. Otros están preparando sus estrategias de reapertura. Y más están planeando la recesión post pandemia. Dinero, lo necesita ahora, mañana o ayer, y probablemente sea más como ayer, dado el impacto que COVID-19 ha tenido en el tráfico minorista en los Estados Unidos. De hecho, las transacciones diarias han caído a ~ 65% por debajo de los niveles normales .

La única forma de sobrevivir a largo plazo es ganando más de lo que gasta, y la única forma de saber cómo lo está haciendo es mirando sus finanzas holísticas. Primero, ordenemos sus libros, para que tenga una visión fresca y actualizada de sus finanzas.

Limpia tus libros

Estás ocupado, lo entendemos. Pero no hay mejor momento para sentarse y hacer su limpieza. Además, ahora es un momento mucho mejor en comparación con la temporada de impuestos extendida cuando probablemente se concentrará en volver a las operaciones normales.

1. Reúna toda su documentación: si tiene un software de contabilidad, es probable que ya haya completado este paso. ¡Felicidades! Si todavía usa el libro de tapa dura de la vieja escuela, sáquelo junto con todos sus recibos, extractos bancarios, facturas, facturas y otros documentos. (Además, ahora podría ser un buen momento para considerar cambiar a la nube … solo una sugerencia).
2. Organice sus transacciones: concilie sus extractos bancarios y de tarjetas de crédito para asegurarse de que coincidan con los reales. Cree o vuelva a crear las transacciones faltantes para que todos los registros coincidan.
3. Verifique los niveles de inventario: ¿tiene el inventario real que sus registros indican que tiene? Verifique y luego verifique nuevamente, solo para asegurarse.
4. Analice los estados financieros: una vez que haya limpiado sus libros, tómese un momento para crear sus tres estados financieros principales : su estado de pérdidas y ganancias, balance general y estado de flujo de efectivo. Revise estos registros (tal vez con un contador) para descubrir señales de alerta o áreas que requieran atención.
5. Presente sus impuestos: el IRS le otorgó 3 meses adicionales para presentar sus impuestos, pero eso no significa que no deba hacerlo lo antes posible. La presentación ahora puede ayudar a acelerar su reembolso (si el gobierno le debe uno). Simplemente presente su declaración lo antes posible y espere hasta el 15 de julio para pagar los impuestos que adeuda.

Pronóstico de flujo de efectivo para los planes A, B y C

El flujo de efectivo a menudo se conoce como el elemento vital de su negocio. Su negocio puede soportar muchos errores, pero (desafortunadamente) el flujo de caja no suele ser uno de ellos. Si no gestiona su flujo de caja , es probable que se cierre de manera rápida y permanente.

El flujo de caja es simple. Es el movimiento de efectivo dentro y fuera de su negocio. Si debe más de lo que puede pagar, tiene un flujo de caja pobre. Si debe menos de lo que puede pagar, tiene un buen flujo de caja. Como regla general, cuanto más flujo de efectivo tenga, mejor. Fácil, verdad?

El punto de analizar su flujo de efectivo no es darse cuenta, en este momento, de que está gastando más allá de sus posibilidades: es predecir cómo será el flujo de efectivo futuro para evitar que ocurra un flujo de efectivo deficiente.

Piensa en lo que sigue. ¿Cómo serán las cosas para su negocio en su predicción realista del futuro? ¿Qué pasa si todo sale bien? ¿Qué pasa si todo sale mal? Estas son las previsiones financieras que necesita crear.

Plan A: si las cosas van en la dirección que predice, ¿cuántas ventas planea hacer? ¿Cuándo planeas hacerlos? ¿Tendrás algún gasto extra?

Plan B: Si las cosas salen mejor de lo que piensas, ¿cómo serán tus ingresos y gastos? Digamos, no tenemos una recesión después de esta pandemia: ¿cómo será su flujo de caja entonces?

Plan C: Ahora, planifique para el peor de los casos. Piense si esta pandemia de COVID-19 dura más de lo que sugieren los expertos. Piense si nos arrastramos directamente de esta crisis a una recesión económica: ¿cómo afectará eso a su flujo de caja?

Evaluar la situación de efectivo y hacer un plan

Ahora que sabe cómo será su situación de efectivo, es hora de planificar cómo va a utilizar su capital. ¿Tendrás suficiente? ¿Tienes extra?

Si no cree que tendrá suficiente efectivo para satisfacer sus demandas, intente mover los números con las siguientes tácticas:

1. Reduzca los costos: es hora de reducir sus gastos y hacer que su negocio sea más eficiente. ¿Tiene bienes inmuebles no utilizados o exceso de espacio en el almacén que puede cortar? ¿Los equipos y electrodomésticos viejos están aumentando su factura de servicios públicos? ¿Está gastando demasiado en almacenar inventario? Mire sus gastos, especialmente los más grandes, e identifique cuáles son esenciales.
2. Aumente los ingresos: para mejorar su flujo de caja, puede reducir los gastos o aumentar sus ingresos, o idealmente, ambos. Aumente sus ventas liquidando inventario antiguo y excedente y explorando nuevas estrategias generadoras de ingresos. COVID-19 es la oportunidad perfecta para probar nuevas ideas. Si encuentra uno que funciona y agrega valor, escale y optimícelo. Si no está trabajando, quítelo y pruebe algo nuevo.
3. Reduzca los gastos discrecionales: reducir los gastos discrecionales en este momento es un acto de equilibrio delicado. Desea mantener la moral alta, pero también debe eliminar el desperdicio. Considere lo que es necesario para el negocio y lo que es superfluo. Por ejemplo, es agradable tener estacionamiento gratuito para todos los empleados, pero le cuesta un centavo mes tras mes (y más y más a medida que crece su equipo). El seguro de salud, por otro lado, es un gran gasto no negociable: si se deshace de él, los empleados se irán.

Trabajar con un contador

Si no tiene un contador a tiempo completo, comience a trabajar con un profesional independiente para asegurarse de que está haciendo todo por los libros. Los contadores no son solo calculadores de números y asesores fiscales. Son fantásticos planificadores financieros y son excelentes para elaborar pronósticos de flujo de efectivo. Haz que echen un vistazo a los tuyos, o mejor aún, pídeles que te ayuden a desarrollar tus proyecciones desde el principio.

Un contador también puede ayudarlo a identificar ahorros impositivos y eliminar gastos innecesarios. Básicamente, si puede pagar un contador (los beneficios generalmente pagan por sus servicios y más), haga que lo ayuden con toda su planificación financiera. Vale la pena el precio.

Obtenga financiamiento antes de que lo necesite

Nunca se sabe cuándo necesitará una ayuda adicional de financiamiento útil, así que continúe y asegure el capital que necesita por adelantado.

Hay una gran cantidad de programas e iniciativas de ayuda financiera que puede aprovechar, incluidos dos programas principales de la SBA: el Programa de protección de cheques de pago (PPP) y el Programa de préstamos por desastre por lesiones económicas (EIDL) .

Debe iniciar la aplicación ahora, incluso si no necesita el efectivo ahora. Aunque las solicitudes están abiertas hasta el 30 de junio, no hay garantía de que los fondos no se agoten. No hay tarifas de solicitud ni tarifas de rechazo por aprobación, por lo que no tiene nada que perder.

Si aún no tiene una, asegure una línea de crédito comercial o una tarjeta de crédito comercial (o ambas). Estas fuentes de financiamiento son créditos rotativos, y usted no tiene la obligación de usarlos. Eso significa que puede guardarlos en su bolsillo trasero para un día lluvioso y no sufrir multas, tarifas o intereses. Además, son súper flexibles, lo que significa que puede usarlos para prácticamente cualquier necesidad comercial. Ya sea que necesite financiar la nómina, el inventario o el equipo, es probable que su compra sea elegible.

Aproveche este tiempo de inactividad de COVID-19 como una oportunidad para limpiar y proteger su negocio minorista a prueba de recesión . Con las previsiones establecidas, los planes para que esto suceda y el capital para financiarlo todo, su negocio está en camino de salir de la pandemia más fuerte que nunca.

Francesca Nicasio • 21 de abril de 2020 • Business Bookkeeping: How to Get Your Finances in Order During COVID-19 Downtime Recuperado de: https://www.vendhq.com/blog/business-bookkeeping/